Unternehmen: Zertifizierte Abrechnungssoftware In 5 Fragen
Sind Sie ein umsatzsteuerpflichtiger Fachmann und verwenden eine Software oder ein Kassensystem zur Abrechnung Ihrer Dienstleistungen? Wissen Sie, dass das französische Gesetz vorschreibt, eine sichere und staatlich zertifizierte Software zu verwenden? Wir bieten Ihnen an, diese gesetzliche Verpflichtung sowie die Besonderheiten der zertifizierten Abrechnungssoftware in 5 Fragen besser zu verstehen.
1- Was sagt das französische Gesetz?
Das Finanzgesetz von 2016, das in Frankreich seit dem 1. Januar 2018 in Kraft ist, verpflichtet Unternehmen und Geschäfte, zertifizierte Abrechnungssoftware wie die auf der Website jlogiciels.fr zu verwenden.
Mit dieser neuen Regelung dürfen einige französische Geschäftsleiter keine Tabellenkalkulationen wie Excel oder einfache Textverarbeitungsprogramme mehr zur Erstellung ihrer Rechnungen verwenden.
Genauer gesagt müssen Unternehmen, die ein Kassensystem verwenden, eine Abrechnungssoftware einsetzen, die die Unveränderbarkeit, Sicherheit und Sicherung der Daten garantiert. Diese Art von Software ist ein unverzichtbares Werkzeug für die Buchhaltungsverwaltung Ihres Unternehmens und die automatische Verarbeitung Ihrer Rechnungen, unabhängig von Ihrer Branche.
2- Warum wurden diese neuen Regeln eingeführt?
Seit dem 1. Januar 2018 müssen bestimmte Unternehmen zertifizierte Rechnungssoftware verwenden, andernfalls droht eine Geldstrafe.
Die Verpflichtung zur Verwendung einer sicheren und staatlich zertifizierten Software für die Rechnungsstellung wurde von der französischen Regierung eingeführt, um gegen Mehrwertsteuerbetrug vorzugehen, der jährlich fast 17 Milliarden Euro ausmacht.
3- Wer ist von dieser Verpflichtung betroffen?
Ursprünglich sollte die Verpflichtung zur Nutzung zertifizierter Abrechnungssoftware für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen gelten.
Schließlich hat der Staat beschlossen, diese Maßnahme auf Unternehmen zu beschränken:
- die der Mehrwertsteuer unterliegen;
- und eine Software oder ein Kassensystem verwenden, um Zahlungen von Privatpersonen zu verwalten, die nicht dieser Steuer unterliegen (BtoC).
Diese Verpflichtung betrifft KMU, Handwerker und Einzelhändler, die ein Kassensystem verwenden, wie zum Beispiel Bäcker.
Die im BtoB tätigen Fachleute (die Handelsgeschäfte mit anderen Unternehmen tätigen), die von der Mehrwertsteuer befreiten Organisationen und diejenigen, die von der Kleinunternehmerregelung profitieren, sind von dieser Verpflichtung nicht betroffen.
Darüber hinaus sollte dieses neue Gesetz ursprünglich für alle Softwareprogramme gelten, einschließlich der Abrechnungssoftware für Selbstständige. Letztendlich betrifft es jedoch ausschließlich die Kassen- und Abrechnungssysteme.
4- Welche Merkmale haben zertifizierte Abrechnungssoftwares?
Um den neuen französischen Gesetzen zu entsprechen, müssen die Abrechnungssoftware von Unternehmen bestimmten gesetzlichen Normen entsprechen.
Zertifizierte Abrechnungssoftware muss insbesondere die folgenden 4 Anforderungen erfüllen:
- Unveränderlichkeit der Daten: Dies bedeutet, dass jede Änderung an einer Rechnung, wie z.B. eine Datums- oder Betragsänderung, gespeichert und dokumentiert werden muss.
- Datensicherheit: Alle Zahlen müssen in ihrem ursprünglichen Zustand übertragen werden, ohne verändert werden zu können, gemäß der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
- Datenaufbewahrung: Die Abrechnungssoftware muss die Aufbewahrung bestimmter Buchhaltungsunterlagen für einen Zeitraum von bis zu 10 Jahren gewährleisten.
- Datenarchivierung: Alle mit der Software erstellten Rechnungen müssen archiviert werden, um sie später einsehen oder einer möglichen Steuerprüfung unterziehen zu können.
5- Welche Sanktionen drohen den säumigen Unternehmen?
Unternehmen, die diese Verpflichtungen nicht einhalten und keine zertifizierte Abrechnungssoftware verwenden, riskieren eine Geldstrafe von bis zu 7500 € pro Software oder Registrierkasse.
Wenn ein Unternehmen eine Strafe erhält, hat es eine Frist von 60 Tagen, um den Vorschriften zu entsprechen. Wenn es dies nicht tut, muss es erneut eine Geldstrafe zahlen.
Um den französischen gesetzlichen Vorschriften zu entsprechen, müssen Ihre Kassensysteme zertifiziert sein und den von der Verwaltung festgelegten Normen entsprechen. Der Softwarehersteller muss Ihnen den Nachweis in Form eines Zertifikats oder einer Bescheinigung erbringen, die von einer Akkreditierungsstelle wie AFNOR und LNE ausgestellt wurde.
Beim Auswählen der Abrechnungssoftware für Ihr Unternehmen überprüfen Sie immer das Vorhandensein dieser Zertifizierung. Sie ist nicht nur ein Zeichen für die Seriosität des Softwareherstellers, sondern vor allem auch zwingend erforderlich, um den steuerrechtlichen Vorgaben zu entsprechen und eine Geldstrafe zu vermeiden.
